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Einstieg in die Pilotphase

Was in den ersten 60 Tagen sinnvoll ist – und was warten kann.

Nach dem Anlegen des Vereins ist alles freigeschaltet – die Pilotphase beschränkt keine Funktion, nur die Zeit. Sinnvoll in den ersten Tagen: ein paar echte Personen erfassen, eine Nachweisart einrichten, die ihr wirklich braucht, und einmal ausprobieren, wie eine Anfrage bei einer Ehrenamtlichen ankommt.

Was warten kann: alle Personen auf einmal importieren, jede Nachweisart durchdenken, Kurse anlegen. Wer zuerst vollständig sein will, kommt nie zum Ausprobieren.

Das Enddatum eurer Pilotphase steht in den Einstellungen unter „Abo“, und das Dashboard zeigt die Restdauer. Läuft sie ab, ohne dass ihr ein Paket bucht, bleiben eure Daten lesbar und exportierbar – nur Bearbeiten ist dann gesperrt.

Personen anlegen

Einzeln, als Liste oder per Import. Und was ein Aktivitätszeitraum ist.

Drei Wege: einzeln über „Personen → Neu“, als Tabelle über den CSV-Import, oder direkt in der Liste über die Zeileneingabe. Der Import erkennt die üblichen deutschen Spaltennamen und meldet Dubletten, bevor er etwas anlegt.

Wichtiger als die Stammdaten ist der Tätigkeitszeitraum: er sagt, ab wann jemand in welcher Rolle aktiv ist. Daran hängt fast alles Weitere – wer in einen Abrechnungslauf kommt, wer eine Nachweisanfrage bekommt, wer als aktiv gezählt wird. Eine Person ohne laufenden Zeitraum ist erfasst, aber nicht im Betrieb.

Wer aufhört, wird nicht gelöscht, sondern der Zeitraum wird beendet. Damit bleibt nachvollziehbar, wer wann zuständig war – und die Person zählt nicht mehr gegen die Paketgrenze.

Nachweise

Führungszeugnis, Erste Hilfe, Lizenzen: anfordern, prüfen, Fristen im Blick behalten.

Eine Nachweisart beschreibt, was ihr verlangt: erweitertes Führungszeugnis, Erste-Hilfe-Kurs, eine Lizenz, eine Erklärung zum Unterschreiben. Je Art legt ihr fest, wie lange sie gilt und ob sie für alle gilt oder nur für bestimmte Rollen.

Die Matrix zeigt Personen in Zeilen und Nachweisarten in Spalten. Grün heißt gültig, gelb läuft bald ab, rot ist abgelaufen, grau fehlt. Von dort aus fordert ihr einzeln oder für eine ganze Spalte an – mit Frist, und die Erinnerungen laufen danach von selbst.

Beim erweiterten Führungszeugnis speichert ehrenwert.app kein Abbild. Dokumentiert wird die Einsichtnahme: wer wann hineingesehen hat, das Ausstellungsdatum und ob relevante Eintragungen vorlagen. Das Zeugnis selbst bleibt bei der Person.

Abrechnung

Vom Abrechnungslauf über die Unterschrift bis zur SEPA-Datei.

Ein Abrechnungslauf bündelt einen Zeitraum. Ihr legt ihn an, prüft die Erklärungstexte und startet ihn. Beim Start entstehen persönliche Links für alle Beteiligten – deshalb fragt die Anwendung vorher nach, und deshalb lässt sich ein gestarteter Lauf nicht zurücknehmen.

Die Ehrenamtlichen tragen ihre Stunden selbst ein, prüfen ihre Stammdaten und unterschreiben – ohne Konto, über den Link aus der Mail. Ihr seht in der Übersicht, wer schon unterschrieben hat.

Sind alle Zeilen abgesegnet, schließt ihr den Lauf ab. Erst dann entstehen die Auszahlungsunterlagen: ein PDF je Person, eine CSV-Liste und eine SEPA-Datei für die Bank.

Export und Kündigung

Was ihr mitnehmen könnt und was nach einer Kündigung mit den Daten geschieht.

Ihr kommt jederzeit an eure Daten – nicht erst zum Schluss. Unter „Einstellungen → Sicherungen“ liegt ein vollständiger Stand als ZIP-Datei: alle Datensätze als JSON plus die hochgeladenen Dateien. Zusätzlich gibt es den Vereinsexport, der Abrechnungs-PDFs, Auslagenanträge und Nachweis-Protokolle in einem Zug herunterlädt.

Vor einer Kündigung solltet ihr genau das tun. Die Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege trifft den Verein, nicht uns – nach der Löschung können wir sie nicht mehr für euch erfüllen.

Auch ohne laufendes Abo bleibt alles lesbar und exportierbar. Daten werden nicht als Druckmittel eingesetzt. Was nach einer Kündigung mit den Daten geschieht und in welchen Fristen, steht im Vertrag und im Auftragsverarbeitungsvertrag – dort verbindlich, hier bewusst nicht wiederholt.

Der Link in eurer Mail

Warum kein Passwort nötig ist und wie lange der Link gilt.

Ihr braucht kein Konto und kein Passwort. Der Link in der Mail ist euer Zugang – er führt direkt zu dem, worum euer Verein euch gebeten hat: einen Nachweis einreichen, eine Erklärung unterschreiben, Stunden eintragen.

Der Link gehört euch persönlich. Gebt ihn nicht weiter – wer ihn hat, sieht eure Daten.

Ist er abgelaufen oder verlegt, kommt ihr über „Zugang anfordern“ wieder hinein: E-Mail-Adresse eingeben, Code aus der Mail eintragen, fertig. Voraussetzung ist, dass die Adresse bei eurem Verein hinterlegt ist.

Euer Dokumentcenter

Wo eure Nachweise, Unterschriften und Abrechnungen liegen.

Unter „Alle Dokumente“ liegt alles, was euch betrifft: offene Aufgaben oben hervorgehoben, darunter die abgelegten Sachen – unterschriebene Erklärungen, eingereichte Nachweise, eure Abrechnungen als PDF.

Was ihr hier seht, seht nur ihr. Der Vorstand sieht denselben Stand aus seiner Sicht, aber niemand anderes aus eurem Verein bekommt eure Dokumente zu Gesicht.

Wollt ihr wissen, was insgesamt über euch gespeichert ist, fragt euren Verein nach der Auskunft nach Art. 15 DSGVO. Er kann sie auf Knopfdruck erstellen.

Wenn der Link abgelaufen ist

Wie ihr euch über eure E-Mail-Adresse einen neuen Zugang holt.

Ruft Zugang anfordern auf und gebt eure E-Mail-Adresse ein. Ist sie bei einem Verein hinterlegt, bekommt ihr einen Code zugeschickt, mit dem ihr wieder hineinkommt – ohne Passwort.

Aus Sicherheitsgründen bekommt ihr immer dieselbe Antwort, ob die Adresse bekannt ist oder nicht. Kommt keine Mail an, ist die Adresse vermutlich eine andere als die, die euer Verein hinterlegt hat – dann hilft nur eine kurze Nachricht an den Verein.

Auftragsverarbeitungsvertrag

Wo er steht, wie er abgeschlossen wird und was er zusagt.

Ihr verarbeitet personenbezogene Daten eurer Ehrenamtlichen, und ehrenwert.app tut das in eurem Auftrag. Dafür schreibt Art. 28 DSGVO einen Vertrag vor. Ihr schließt ihn direkt in der Anwendung ab, unter „Einstellungen → Datenschutz“ – kein Ausdruck, kein Postweg.

Verantwortlich bleibt der Verein. Das ist keine Formalie: Auskunftsersuchen, Löschbitten und Beschwerden richten sich an euch, nicht an uns. Die Anwendung liefert euch die Mittel dafür.

Was der Vertrag im Einzelnen zusagt – zu Unterauftragnehmern, Sicherheitsmaßnahmen, Aufbewahrung und dem Ende der Zusammenarbeit – steht im Vertragstext selbst. Diese Seite fasst ihn bewusst nicht zusammen: eine Zusammenfassung, die vom Vertrag abweicht, wäre schlimmer als keine.

Auskunft nach Art. 15

Wie ihr die Auskunft erstellt und was darin steht.

Fragt eine Person, welche Daten ihr über sie gespeichert habt, öffnet ihr ihre Personenseite und erstellt die Auskunft dort. Sie enthält sämtliche Bestände – Stammdaten, Tätigkeitszeiträume, Nachweise, Unterschriften, Abrechnungen, Inventarzuweisungen – als lesbares Dokument.

Ihr müsst nichts zusammensuchen. Das Verzeichnis dahinter wird von einer Prüfung abgesichert, die fehlschlägt, sobald eine neue Funktion Daten ablegt, ohne sie in der Auskunft zu führen. Eine unvollständige Auskunft wäre ein Verstoß, kein Schönheitsfehler.

Zugangsdaten und technische Kennungen erscheinen nicht: sie sagen über die Person nichts aus und hätten in einem Dokument, das per Mail verschickt wird, nichts verloren.

Löschen und Aufbewahren

Was gelöscht wird, was aus steuerlichen Gründen bleiben muss und warum.

Vor jeder Löschung zeigt euch die Anwendung, was verschwindet und was bleiben muss. Beides gibt es: personenbezogene Daten ohne weiteren Zweck werden gelöscht, unterschriebene Abrechnungen und eingereichte Auslagenanträge sind Buchungsbelege und unterliegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht.

Diese Vorschau ist der eigentliche Punkt. Nur wenn ihr vorher seht, was bleibt, könnt ihr der fragenden Person wahrheitsgemäß antworten – und genau das schuldet ihr ihr.

Die geltenden Fristen nennt die Datenschutzerklärung; für die Zusammenarbeit mit uns gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Hier stehen sie bewusst nicht noch einmal – zwei Stellen mit derselben Frist laufen irgendwann auseinander, und dann gilt die falsche.